Dans le cadre de la mise en place d’un nouveau SIRH, l’étape de l’appel d’offre s’avère essentielle.
Cette procédure permet à une société, de mettre en concurrence plusieurs entités afin de faire le choix de l’entreprise la plus à même de répondre à son besoin (mise en place d’un logiciel RH, prestation de services, etc.).
Pour être sûrs de mener à bien ce projet, voici nos conseils.
1. Identification des prestataires vous accompagnant sur le projet
La mise en place d’un logiciel RH (et Paie) peut être un projet complexe. C’est pourquoi nous vous conseillons d’avoir recours à un cabinet de conseil spécialisé RH (type AMOA) pour vous accompagner.
En effet, l’AMOA est un expert dans son domaine et pourra vous aider à définir clairement vos objectifs, structurer et piloter votre projet ainsi que vous épauler lors de votre prise de décision finale.
De nombreux cabinets de conseil SIRH peuvent ainsi vous accompagner, parmi lesquels :
Une fois le diagnostic préliminaire établi avec votre cabinet de conseil, faites-leur parvenir votre cahier des charges. Il sera alors en charge de sa transmission aux différents éditeurs.
Enfin, vous pouvez aussi, en parallèle, demander conseil à d’autres parties prenantes dans votre secteur d’activité, par exemple :
- Corporations professionnelles ;
- Consultants RH freelance
- …
2. Logiciel RH : analyse des offres et des services proposés par les éditeurs
Auparavant établi, votre cahier des charges vous a permis d’identifier vos réels besoins en matière de logiciel RH et de vous rendre compte de la richesse fonctionnelle qu’il faudra que l’éditeur vous offre.
Grâce à l’étape d’analyse des offres, vous allez pouvoir vérifier la conformité des informations présentées par les différents éditeurs. Assurez-vous qu’ils comprennent bien votre situation et vos problématiques en vue de vous proposer la meilleure solution.
Pour finir, essayez de trouver des éléments montrant l’expérience et les compétences des personnes travaillant chez l’éditeur. Ce sont elles qui accompagneront vos équipes au quotidien et qui seront garantes de la bonne compréhension de l’outil, en interne.
Pour ce faire, organisez (en présentiel ou à distance) des démonstrations du logiciel RH avec les équipes des éditeurs. Cela vous permettra d’avoir un premier aperçu des personnes en face de vous et de la solution présentée (ergonomie, richesse fonctionnelle, stabilité…).
3. Choix final de l’éditeur
Après avoir assisté aux différentes démonstrations, vous allez pouvoir shortlister deux ou trois solutions, celles qui répondent le mieux à vos exigences. Rencontrez-les avec quelques collaborateurs de votre entreprise afin de clarifier vos interrogations sur leurs offres et services.
Lors de cette étape, n’hésitez pas à leur redemander les références professionnelles qu’ils possèdent. Cela vous aidera à faire votre choix final, toujours accompagné par votre cabinet de conseil spécialisé.
4. Signature de l’entente
Etape finale dans votre processus d’appel d’offre SIRH, faites en sorte de signer une entente écrite avec l’éditeur retenu afin d’éviter d’éventuels conflits, bien que ça n’arrive que très rarement. Dans cette entente, inscrivez les engagements à tenir par les deux parties.
En complément de cet article, vous pouvez consulter nos conseils pour préparer la rédaction de votre cahier des charges SIRH.
