« La digitalisation est devenue un facteur de compétitivité pour les entreprises. »
Qu’est-ce-que la digitalisation RH ?
Nous pouvons donner la définition suivante de la digitalisation des RH. Il s’agit de l’ensemble des procédés permettant la dématérialisation et la numérisation des différentes activités Ressources Humaines d’une entreprise.
La digitalisation passe donc par :
- La dématérialisation : consiste à « produire directement un document au format numérique à partir d’un système d’information » ;
- La numérisation : consiste à « créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique accessible et exploitable en ligne ».
Quels processus RH peut-on digitaliser ?
La fonction RH s’est longtemps concentrée sur les activités purement administratives. Il s’agissait de “gérer le personnel”. Désormais le département Ressources Humaines est considéré à juste titre comme stratégique et les missions se sont élargies. Est-il possible de dématérialiser tous les processus RH ?
Les premiers processus RH à avoir été digitalisés sont la gestion de la paie ainsi que la gestion administrative du dossier collaborateur. Peu à peu, toutes les missions RH ont basculées vers une gestion dématérialisée.
- Gestion de la paie : calcul de la paie, édition des bulletins de paie etc.
- Gestion administrative du personnel : dossier collaborateur, gestion des dates de visites médicales etc.
- Recrutement : diffusion des annonces d’emploi, analyse des CV, gestion des contrats de travail etc.
- Formation : plans de formation, déclarations administratives, suivi des dépenses de formation,
- GPEC et gestion des talents : référentiel des emplois et des compétences, modèles d’entretiens, suivi des entretiens, gestion des demandes de mobilité etc.
- Gestion des congés, absences et horaires de travail : mise en place de portail RH collaborateur et manager , remontée automatique des données vers la paie etc.
- Pilotage des RH : création de KPI, gestion des tableaux de bords, création de rapports et d’études etc.
La digitalisation des RH concerne désormais toutes les fonctions RH.
Avantages et freins à la digitalisation RH
Avantages de la digitalisation des processus RH
La digitalisation est devenue un facteur de compétitivité pour les entreprises. Or, la gestion administrative de chaque activité RH peut désormais être digitalisée. Les principaux effets positifs sont :
- Amélioration de la démarche RSE : via la dématérialisation des documents papier, l’entreprise diminue significativement l’utilisation de consommables. En effet, l’introduction de nouveaux outils numériques pour la gestion des ressources humaines induit de nombreuses économies en matière de papiers, d’impression ou encore d’expédition de fiches de paie.
- Amélioration des processus internes : la digitalisation des RH implique la dématérialisation des données, ce qui a pour effet de diminuer considérablement le risque de perte de documents ou encore d’erreurs de destinataire. De plus, le même niveau d’information est disponible pour toutes les équipes RH, en temps réel.
- Automatisation des tâches administratives : la digitalisation passe par l’automatisation de nombreuses tâches de gestion administrative, notamment les plus chronophages et à moindre valeur ajoutée. Ainsi, les équipes RH peuvent se recentrer sur leur cœur de métier. L’accès à l’information facilitée conduit à une amélioration de la communication entre les différents services et rend possible de nouvelles organisations de travail (flex-office, télétravail etc.)
- Augmentation de la satisfaction collaborateur : nombre d’entreprises ont vu l’indice de satisfaction des salariés sensiblement augmenter à mesure que les RH intègrent le numérique dans leur système de gestion. L’engagement des salariés étant proportionnel au degré de leur satisfaction, il est évident que la digitalisation des ressources humaines a un impact positif sur les performances de l’entreprise à long terme
Les freins à la digitalisation RH
Si les gains induits par la digitalisation sont évidents, le passage de l’intention à la matérialisation du changement n’est pas toujours évident.
En effet, ce passage suppose des modifications, parfois radicales, de l’organisation de l’entreprise. C’est parfois toute une culture qu’il faut modifier pour y parvenir. Ces bouleversements peuvent susciter de la résistance au changement.
Les freins au changement portent essentiellement sur :
- la peur de l’inconnu et des efforts à fournir pour adopter de nouveaux processus/méthodes de travail;
- la crainte concernant la sécurisation des données personnelles;
- le coût de l’acquisition de nouveaux outils ainsi que le financement de la formation nécessaire à la digitalisation sont parfois évoqués pour retarder la modernisation des processus RH.
Comment digitaliser vos processus RH ?
Les outils de la digitalisation : le SIRH
Aucune entreprise qui se veut compétitive ne saurait continuer à gérer son personnel selon les méthodes classiques. La digitalisation s’impose à tous. Désormais la question n’est plus s’il faut la réaliser ou non mais comment y parvenir.
Le but ultime de la digitalisation est de permettre à l’entreprise de s’adapter aux changements technologiques et sociétaux induits par le développement du numérique. La communication, la gestion du temps et l’apparition d’espaces virtuels sont des composantes essentielles du numérique. Pour les RH, cela implique la mise en place de plateformes uniques permettant de rassembler l’ensemble des processus. L’objectif ? Un gain de temps évident et une communication plus efficiente.
En tenant compte de cela, le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est la solution incontournable pour tout projet de digitalisation. Il permet d’optimiser les processus en réunissant sur une base unique l’ensemble des données nécessaires à la conduite de la plupart des opérations de management du personnel.
Il s’agit entre autres de la gestion administrative du capital humain, de la gestion des carrières, des compétences, gestion de la paie et des congés. Placer le SIRH au cœur de son processus de digitalisation, c’est se doter de l’outil nécessaire pour optimiser le suivi du personnel et de booster les performances de l’entreprise.
Digitalisation RH et sécurisation des données
La sécurisation des informations personnelles est source de préoccupation pour le services RH. Pour éviter que ces données soient piratées ou qu’elles soient accessibles aux personnes inappropriées, la mise en œuvre d’un projet de digitalisation doit être faite en tenant compte des exigences légales.
Dans ce cadre, la loi informatiques et libertés fixe les règles à suivre pour :
- la collecte,
- le stockage,
- l’authentification,
- l’exploitation des données à caractère personnel.
L’installation d’un coffre-fort numérique permet de satisfaire à bien des exigences du CNIL notamment en ce qui concerne la sécurité. Accessible à distance, celui-ci contient l’ensemble des documents numériques afférents au séjour des employés au sein de l’entreprise. Il permet à la DRH d’avoir un contrôle total sur l’accès par les utilisateurs de sa base de données.
