L’un des principaux freins à l’acceptation d’un nouvel SIRH par les utilisateurs (équipes RH et/ou collaborateurs) est le bouleversement des habitudes assorti de la crainte de ne pas maîtriser rapidement le nouvel outil et de devoir (ré)apprendre de nouveaux processus, ce qui peut entraîner une perte de temps au démarrage.
Pour éviter la perte de productivité lors de la mise en place d’un SIRH, il est essentiel de permettre aux utilisateurs de prendre en main l’outil en amont. Comment optimiser la montée en compétences des utilisateurs ?
1 : Mettre à disposition des environnements « bac à sable »
Afin de gagner en rapidité en termes de prise en main de l’outil lors du déploiement, il est conseillé d’associer les utilisateurs tout au long du projet.
La mise à disposition d’environnement « bac à sable » permet aux utilisateurs de s’approprier le logiciel en conditions réelles avant sa mise en production. En effet, dans le langage informatique, il s’agit, par opposition à l’environnement de production, d’un environnement sur lequel l’utilisateur peut faire des tests en toute sécurité et ainsi découvrir les fonctionnalités du logiciel. Il s’agit du même logiciel mais installé sur un environnement séparé.
Il est idéal d’organiser des « recettes métier », non seulement afin que les utilisateurs manipulent l’outil mais qu’ils puissent faire un retour d’expérience à l’équipe projet (révision de l’ergonomie, nécessiter d’ajouter un workflow etc).
2 : Former les utilisateurs au nouvel SIRH
Quand bien même le SIRH choisi est intuitif et facile d’utilisation, la mise en œuvre de sessions de formation a une double fonction :
- une montée en compétences plus rapide de vos utilisateurs, notamment les équipes RH qui avaient l’habitude d’un autre logiciel ;
- un abaissement de la résistance au changement grâce à la diminution du stress engendré par le fait de ne pas connaître le nouvel outil.
Il s‘agit d’un investissement en temps, toutefois ces formations peuvent généralement être réalisées en visio-conférence pour gagner en efficacité. Cette étape ne doit pas être négligée car elle rassure les utilisateurs et permet de leur présenter concrètement les avantages du nouvel SIRH. Idéalement, ces formations ont lieu juste avant le déploiement afin que les utilisateurs conservent à la fois connaissances et motivation.
Certains éditeurs de logiciel prévoient la dispense d’une formation. C’est le cas de NOVRH qui accompagne vos utilisateurs par un entraînement pratique et concret.
3 : Élaborer une documentation claire et détaillée
L’accompagnement des utilisateurs ne s’arrête pas une fois le déploiement terminé. En amont, il est essentiel d’élaborer une documentation détaillée pour leur permettre de s’autonomiser rapidement après la mise en production. Cette documentation doit répondre à leurs principales questions. Quels documents pouvez-vous leur proposer ?
- Un guide utilisateur pour les équipes RH : ce document s’adresse aux gestionnaires « back office » de l’outil. Il récapitule chaque fonctionnalité de l’outil comme un mode d’emploi détaillé ;
- Un guide utilisateur pour les collaborateurs : les processus ne sont pas les mêmes pour les collaborateurs qui ont besoin de réponses courantes d’utilisation (ex : comment poser un congé) ;
- Une aide en ligne : l’aide en ligne est une assistance de niveau 1 à ne pas négliger pour éviter des blocages ou l’encombrement du support utilisateur (ex : problème de connexion, validation des workflows, problème de confidentialité etc.).
Certains éditeurs comme NOVRH fournissent une documentation « clé en main » comprenant tous les documents à transmettre à vos utilisateurs pour faciliter le changement en interne.
