Définir le périmètre du projet SIRH
Elaborer un cahier des charges pour fixer vos objectifs
Gestion des moyens humains, recrutement du personnel, secteurs de la formation et de la paie ou encore pilotage des Ressources Humaines (RH) : les managers et responsables des Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) sont confrontés à de nombreuses difficultés. Dans un univers professionnel de plus en plus digitalisé et complexe, les professionnels doivent savoir s’organiser et rationaliser leurs besoins via la mise en place d’un cahier des charges répondant aux enjeux de leur entreprise.
Grâce à l’appui de solutions innovantes, le secteur des RH et particulièrement celui des SIRH profitent de nombreux atouts. Dans un univers du management en entreprise et des ressources humaines largement diversifié, les professionnels se doivent d’être polyvalents et de plus en plus réactifs.
L’élaboration et la mise en place d’un cahier des charges répondent à des impératifs hautement nécessaires pour la vie de l’entreprise. Différentes étapes sont à respecter, à commencer par la définition des priorités.
Définir le périmètre du SIRH : les questions à se poser
En amont, la définition des besoins de l’entreprise reste essentielle. Le cahier des charges doit tenir compte de ces objectifs. Pour définir le périmètre de votre futur SIRH, le document devra répondre, notamment, aux questions suivantes :
- Quelles sont les attentes de l’entreprise ?
- Qui sont les utilisateurs de la solution RH ?
- Quelle population doit-être couverte par le SIRH ? Quel périmètre géographique ?
- Quelle doit être la couverture fonctionnelle ?
- Quelles sont vos contraintes légales, conventionnelles et organisationnelles ?
- Faut-il intégrer de nouveaux modules à votre solution existante ou mettre en place un nouveau SIRH ?
Dans le cadre de la future mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines (GRH), les managers et responsables SIRH doivent pouvoir établir leurs priorités.
Déterminer le budget de votre projet SIRH
Les contraintes économiques constituent sans nul doute une part de réflexion pour toutes les entreprises et l’élaboration d’un budget précis revêt une importance toute particulière. Les moyens financiers et humains représentent à coup sûr une part importante de votre cahier des charges, de même que les contraintes de planning et de jalons.
Selon la taille de l’entreprise et le nombre d’effectifs, l’élaboration d’un plan SIRH nécessite de recourir à un ou des interlocuteurs adaptés (cabinet AMOA, chef de projet SIRH,…).
Différentes questions sont à soulever et doivent répondre aux besoins de l’entreprise :
- Définir le projet global
- Bâtir une équipe autour de son projet
- Établir les cibles internes
- Concevoir le budget et l’échéance
- Analyser les besoins fonctionnels
- Diffuser le document
Le choix d’une solution doit être pensé en envisageant plusieurs critères à l’instar de la modularité, du pilotage et des solutions apportées par les modules. En effet, la modularité, les conditions d’hébergement, le recours à l’externalisation de la paie, la mobilité, la sécurité ou encore les conditions d’accès aux données constituent autant d’éléments à prendre en compte pour la sélection d’un SIRH. Ces choix ont également un impact sur le budget.
Pour obtenir une rationalisation idéale des secteurs de la paie, du recrutement ou de la formation, la solution doit être équipée de modules spécifiques et adaptés. Les éléments techniques et fonctionnels restent alors des étapes importantes à respecter.
Choisir sa solution SIRH : quel niveau de services ?
Afin d’anticiper l’avenir et profiter d’une solution globale et polyvalente, les entreprises doivent savoir anticiper leurs besoins. La couverture fonctionnelle du cahier des charges reste sans doute la plus volumineuse du document. De la gestion du recrutement à celle des talents et des compétences en passant par la formation, la paie et le pilotage RH : une solution logicielle adaptée doit pouvoir répondre à de nombreux éléments dans un environnement unique.
Un audit externe peut constituer un choix nécessaire afin d’envisager tous les modules disponibles. Le recours à l’externalisation de la paie et des RH auprès d’un prestataire peut s’avérer une solution optimale pour profiter d’un apport de compétences et d’une expertise.
Lors du choix de votre solution SIRH, vous devrez ainsi réfléchir au niveau de services attendu de votre prestataire concernant particulièrement :
- la mise en œuvre du projet SIRH ;
- l’hébergement de votre solution et de vos données ;
- l’exploitation de votre paie et de vos RH;
- la maintenance et l’assistance.
Déploiement du projet SIRH : réussir votre conduite du changement
Le déploiement de la solution au sein d’un département RH nécessite de communiquer autour du projet et de procéder à l’accompagnement du personnel concerné dans l’entreprise.
Réussir sa conduite du changement passe par :
- Associer les futurs utilisateurs : atelier de recueil du besoin, recettes métier;
- Communication tout au long du projet : points d’étapes, newsletter ;
- Formation des utilisateurs : choisir le bon timing, les bons intervenants, le bon format;
- Assistance au démarrage : suite au déploiement prévoir une équipe support, une documentation en ligne etc.
Une bonne conduite du changement vise à diminuer la résistance des futurs utilisateurs en vue de leur faire adopter plus rapidement le nouvel outil. Cette étape est aussi importante que les autres pour vous garantir le succès de votre projet SIRH !
