Depuis la loi du 8 mars 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue la norme en France.
Cinq ans après, il est temps de dresser un bilan chiffré de cette mesure et de voir quels sont ses avantages concrets pour les employeurs et les salariés.
Tableau 1 : Taux de dématérialisation des bulletins de paie en France
| Année | Taux de dématérialisation |
|---|---|
| 2017 | 33% |
| 2018 | 40% |
| 2019 | 50% |
| 2020 | 62% |
| 2021 | 75% |
| 2022 | 85% |
| 2023 | 90% |
Source : Digiposte, étude 2023
Comme le montre le tableau 1, le taux de dématérialisation des bulletins de paie a connu une progression constante ces dernières années.
En 2023, 90% des entreprises françaises ont dématérialisé leurs bulletins de paie.
Cette forte adoption s’explique par les nombreux avantages de la dématérialisation, tant pour les employeurs que pour les salariés.
Avantages pour les employeurs
Réduction des coûts
- La dématérialisation permet de réaliser des économies sur les coûts d’impression, d’envoi postal et d’archivage physique des bulletins de paie.
- Selon une étude de l’Ademe, la dématérialisation des bulletins de paie permet aux entreprises de réaliser une économie moyenne de 200 € par an par salarié.
Gain de temps
- La mise en place d’un système de dématérialisation permet d’automatiser l’ensemble du processus de remise des bulletins de paie, ce qui libère du temps pour les équipes RH.
- Selon une étude de Mercer, la dématérialisation des bulletins de paie permet aux entreprises de gagner en moyenne 1 heure par mois par salarié.
Amélioration de la sécurité
- Les bulletins de paie dématérialisés sont moins susceptibles d’être perdus ou volés que les bulletins papier.
- Ils sont également mieux protégés contre les fraudes grâce à des mesures de sécurité renforcées.
Contribuer au développement durable
- La dématérialisation permet de réduire la consommation de papier et d’énergie.
- Selon l’Ademe, la dématérialisation des bulletins de paie permet de réduire de 80% la consommation de papier par salarié.
Avantages pour les salariés
Accès plus facile aux bulletins de paie
- Les bulletins de paie dématérialisés sont accessibles 24/7, depuis n’importe où.
- Les salariés peuvent ainsi consulter leurs bulletins de paie à tout moment, sans avoir à attendre de les recevoir par courrier postal.
Conservation des bulletins de paie plus longtemps
- Les bulletins de paie dématérialisés sont archivés de manière sécurisée et peuvent être consultés à tout moment.
- Les salariés n’ont donc plus à se soucier de conserver leurs bulletins de paie papier.
Respect de l’environnement
- La dématérialisation permet de réduire la consommation de papier.
- Les salariés qui optent pour la dématérialisation contribuent ainsi à la protection de l’environnement.
Focus sur la sécurité
La sécurité des données est un enjeu crucial de la dématérialisation des bulletins de paie.
Les employeurs doivent s’assurer que les systèmes qu’ils utilisent sont conformes aux réglementations en vigueur et qu’ils mettent en place des mesures de protection adéquates.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour sécuriser les bulletins de paie dématérialisés :
- Choisir un prestataire de confiance et s’assurer qu’il est certifié ISO 27001.
- Mettre en place des mots de passe complexes et les changer régulièrement.
- Limiter l’accès aux bulletins de paie aux personnes autorisées.
- Sensibiliser les salariés aux risques liés à la cybercriminalité.
