Lorsque des problèmes de trésorerie personnels surviennent, un salarié peut faire une demande à son employeur pour recevoir une partie ou la totalité de sa rémunération avant la date habituelle de paiement du salaire. Cette demande est appelée « avance sur salaire ».
Peut-on réellement demander une avance sur salaire ? Quelle est la différence avec un acompte ? Peut-on refuser une demande d’avance ? Qui fixe le montant de l’avance ? Comment est-elle remboursée ? Dans cet article, nous examinerons les réponses à ces questions et explorerons les avantages de l’avance sur salaire en tant que solution financière.
Avance sur salaire : définition
Une avance sur salaire correspond à un prêt consenti par l’entreprise au salarié. Concrètement, le salarié demande à recevoir une somme d’argent pour laquelle il n’a pas encore effectué de travail. Le Code du travail ne fixe pas de montant maximum pour une avance sur salaire. Le salarié sollicite généralement un montant forfaitaire, sujet à discussion et négociation avec l’employeur.
Acompte sur salaire : Qui peut bénéficier
Tout salarié qui perçoit mensuellement sa rémunération a le droit de demander un acompte sur salaire.
Peu importe si votre contrat est à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), vous avez la possibilité de bénéficier d’un acompte sur salaire.
Cependant, les salariés travaillant à domicile, les salariés saisonniers, intermittents ou temporaires qui ne sont pas mensualisés ne sont pas éligibles au versement d’un acompte sur salaire.
Avance sur salaire vs Acompte sur salaire
Il arrive souvent que les employeurs confondent les termes « avance » et « acompte » sur salaire, alors qu’ils désignent deux concepts juridiques et comptables distincts. La principale différence réside dans la chronologie. Alors que l’acompte permet de rémunérer une partie du travail déjà effectué avant l’échéance, l’avance sur salaire correspond à un prêt consenti par l’entreprise, car elle verse une somme pour un travail qui n’a pas encore été réalisé.
Exemple :
- Une demande d’avance sur salaire est faite par un salarié le 20 mai pour l’intégralité de son salaire du mois suivant.
- Une demande d’acompte sur salaire est faite par un salarié le 15 mai pour la moitié de sa rémunération du mois en cours.
⚠️ À noter : Contrairement à l’acompte, dont le montant est récupérable à la fin du mois, l’avance sur salaire implique des modalités de remboursement qui ne permettent pas un règlement intégral en fin de mois, ce qui a un impact sur la paie à long terme.
Pouvez-vous refuser une demande d’avance ?
Tout salarié a le droit de demander une avance sur salaire sans formalités ni délais spécifiques. Cependant, il est courant que les salariés rédigent une lettre de demande d’avance à leur employeur.
L’employeur a le choix d’accepter ou de refuser cette demande, car l’avance sur salaire comporte un risque de non-remboursement pour l’entreprise. Par exemple, si le salarié quitte l’entreprise sans avoir remboursé intégralement la somme. L’employeur n’est pas obligé de justifier son refus s’il décide de ne pas accorder l’avance.
Si l’employeur accepte la demande, il est recommandé de rédiger et de faire signer une convention d’avance sur salaire. Cette convention précise le montant, la date de versement, le moyen de paiement, les modalités de remboursement, ainsi que le montant et les échéances prévues.
Avance sur salaire : modalités de remboursement
Les conditions de remboursement de l’avance sur salaire sont régies par le Code du travail.
Retenues mensuelles sur salaire :
L’employeur a le droit de récupérer une partie de l’avance à chaque paie. Cependant, cette récupération est limitée à 10 % du salaire net mensuel. Cette règle peut rendre le remboursement long pour l’employeur.
Exemple :
Un salarié perçoit un salaire net mensuel de 2 300 € et demande une avance de 1 000 €. L’employeur peut effectuer une retenue mensuelle maximale de 10 % de 2 300 €, soit 230 € à chaque paie. Par conséquent, il faudra attendre plus de 5 mois pour que l’avance sur salaire soit entièrement remboursée.
⚠️ À noter : Si l’avance sur salaire est accordée pour l’achat de matériel nécessaire à l’exercice du travail, la limite de 10 % ne s’applique pas.
💡 Bon à savoir : Il est possible de convenir avec le salarié d’un délai de remboursement plus court ou plus long, en acceptant des retenues supérieures ou inférieures au plafond de 10 %. Toutefois, si le salarié ne parvient pas à respecter cet engagement, le plafond de 10 % s’applique à nouveau.
Retenues sur solde de tout compte :
Si un salarié quitte l’entreprise avant que l’intégralité de l’avance soit remboursée malgré les retenues, l’employeur peut envisager de récupérer le solde sur le solde de tout compte du salarié. Toutefois, il ne peut pas récupérer l’avance sur les sommes assimilées à du salaire, telles que les indemnités de congés payés et les indemnités de préavis. En revanche, il peut prévoir des retenues sur les sommes non assimilées à du salaire, comme les indemnités de licenciement ou de mise à la retraite.
💡 Bon à savoir : Même en cas de saisie sur rémunération, il est possible de procéder à une retenue au titre de l’avance sur salaire.
Si l’employeur ne parvient pas à récupérer l’intégralité de l’avance malgré les retenues et les déductions du solde (comprenant des dommages et intérêts), il peut saisir le conseil des prud’hommes.
Acomptes sur salaire : modalités de versement
Le versement de l’acompte sur salaire obéit à certaines règles définies par la législation. Il est important de noter que le mode de paiement de l’acompte varie en fonction de son montant.
Pour les montants inférieurs ou égaux à 1 500 €, l’acompte peut être versé en espèces. Cette option permet une remise immédiate de fonds aux employés concernés.
En revanche, lorsque le montant de l’acompte dépasse 1 500 €, il doit obligatoirement être versé par chèque ou par virement bancaire. Cette mesure vise à garantir la transparence des transactions et à minimiser les risques liés aux paiements en espèces pour des sommes plus importantes.
En respectant ces modalités de versement, les employeurs se conforment aux exigences légales et assurent un traitement équitable des acomptes sur salaire, offrant ainsi aux employés une stabilité financière.
Quel est l’impact de l’avance sur le bulletin de paie ?
Le paiement d’une avance sur salaire ne donne pas lieu à l’émission anticipée d’un bulletin de paie. Sur le bulletin de paie remis normalement à la fin du mois, l’avance sur salaire est présentée sous forme d’une retenue sur salaire jusqu’à ce que l’avance soit totalement remboursée. Le montant de la retenue apparaît comme une ligne intitulée « avance sur salaire » et est déduit du salaire net imposable, généralement dans le coin inférieur gauche du bulletin.
Certains logiciels de SIRH, tels que NOVRH offrent la possibilité aux salariés de demander le versement d’une partie de leur salaire en milieu de mois, avant la date habituelle de paiement. Lorsque la demande est approuvée par l’administrateur, le bulletin de paie est automatiquement ajusté en déduisant le montant de l’avance accordée.
