Dans un monde en constante évolution, la crise sanitaire liée au virus de la Covid-19 a contraint les entreprises à s’adapter et à changer leurs méthodes de travail.
Le télétravail strict a même été la règle pendant de nombreuses semaines pour les entreprises pouvant le faire. Cependant, pas tous les salariés souhaitent et apprécient de travailler de chez eux pour plusieurs raisons : manque de place, tentation de faire autre chose, journées de travail trop longues, manque d’interactions sociales…
Le « flex office » s’est alors avéré être une bonne alternative.
Dans cet article, nous faisons le point sur les avantages et les inconvénients de cette nouvelle organisation du travail.
Qu’est-ce que le Flex Office ?
Le terme « Flex office » désigne une nouvelle organisation du travail dans laquelle il n’y a plus de bureaux attitrés aux salariés. Les locaux sont aménagés pour que tous les salariés puissent disposer d’un espace lorsqu’ils viennent travailler.
Attention, cela ne signifie pas que les salariés viennent au bureau quand ils le souhaitent. Il s’agit d’un mode d’organisation qui consiste à répartir les espaces selon les usages.
De plus, l’employeur doit faire en sorte que les bureaux soient optimisés pour cette pratique : ergonomie et confort, ordinateurs portables, bureaux partagés, matériel sur tous les bureaux (écrans, hub de connexion), solution de gestion électronique des documents…
Tout doit être fait pour favoriser le bien-être des salariés au travail.
Flex office : les avantages
Une organisation du travail hybride
Le télétravail n’étant pas apprécié de tous, le flex office s’impose comme une très bonne alternative, en accueillant les salariés de manière occasionnelle. D’autres salariés peuvent décider de se rendre tous les jours au bureau s’ils le souhaitent.
Grâce aux optimisations faites par l’employeur en termes de logistique et d’outils, le salarié récupère toutes ses données peu importe où il se trouve
Le bureau devient alors un lieu de rencontre où les gens ont envie de se retrouver, plutôt qu’un lieu de travail en tant que tel.
Une solution contre la routine
En n’ayant plus de bureau attitré, le salarié change souvent d’endroit pour travailler, selon ses besoins. Le fait de changer ses habitudes de travail permet aux personnes de gagner en créativité et en productivité.
Une meilleure collaboration interservices
En changeant de place régulièrement, le salarié changera aussi de voisin de bureau. Il aura alors une vision moins restreinte de l’entreprise et cela favorise les échanges entre les services afin de créer de nouveaux liens entre les collaborateurs.
La communication, le partage d’informations et l’engagement des salariés s’améliorent alors grâce au flex office.
Côté employeur, des économies d’échelle
En mettant en adéquation la présence des salariés et la superficie des locaux, l’employeur réalise des économies d’échelle en n’ayant par exemple, pas besoin de changer ou agrandir ses locaux en cas de croissance des effectifs.
Les limites du Flex office
Attention à la logistique
Mettre en place le flex office dans l’entreprise peut s’avérer être un pari. En effet, il faut absolument que l’organisation logistique soit sans faille.
En d’autres termes, il faut que l’employeur (avec l’aide de ses salariés) fasse attention à garder tous les espaces de travail propres, avec un matériel fonctionnel et surtout gère le planning des collaborateurs avec rigueur pour leur assurer un poste de travail fonctionnel.
Si cela n’est pas respecté, les salariés ne souhaiteront plus se rendre au bureau et cela pourrait vite devenir un calvaire à gérer pour l’employeur.
Adapter les modes de management
Tout comme le télétravail l’exige, le management orienté flex office doit être basé sur la confiance.
De plus, les managers et collaborateurs doivent s’appuyer sur des outils opérationnels efficaces pour que cela fonctionne : partage de documents, messagerie instantanée, visioconférences…
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions digitales pour améliorer le quotidien des salariés en flex office et faire en sorte que la mise en place de cette nouvelle organisation du travail soit un succès. Attention tout de même à l’hyperconnexion et à bien former les utilisateurs.
Ne pas oublier la convivialité entre collaborateurs
Qui dit flex office dit plus de bureaux personnalisés attitrés. Or, cela peut avoir un impact négatif chez certains salariés de l’entreprise, voire de l’anxiété.
Il est donc primordial de conserver des moments de convivialité entre les collaborateurs, que ce soit sur et en dehors du lieu de travail.
Par ailleurs, le flex office n’est pas synonyme de bureaux impersonnels et froids. Il est tout à fait possible de rendre un poste de travail chaleureux et convivial sans pour autant qu’il appartienne à quelqu’un.
Vous l’aurez compris, le flex office est un projet d’entreprise à part entière, avec son lot d’inconvénients.
Mais, lorsqu’il est bien géré et bien organisé, peut s’avérer bien plus bénéfique pour l’entreprise qu’il n’en paraît. Par ailleurs, la mise en place peut s’accompagner d’un accord d’entreprise pour fixer les conditions du télétravail, la répartition des temps de présence et distanciels.
