Le bulletin de paie contient de nombreux éléments concernant la rémunération du salarié, le calcul des cotisations sociales, ou encore le calcul des congés payés. Même avec un système efficace de gestion de la paie, aucune entreprise n’est à l’abri des erreurs sur une fiche de paie.
Les erreurs sur les bulletins de paie sont courantes. Un français sur trois ne détecterait d’ailleurs pas l’erreur sur leur fiche de paie. La grande majorité des erreurs sont liées au salaire : un trop-perçu ou un moins-perçu par rapport à la rémunération initialement prévue dans le contrat de travail. Il peut s’agir d’une erreur de calcul ou de versement.
Que doit faire l’employeur en cas d’erreur sur la fiche de paie d’un salarié ?
Lorsqu’une erreur de fiche de paie est détectée par l’employeur (par le gestionnaire de paie ou tout autre personne) il est important qu’il réagisse au plus vite.
Il est important d’en informer rapidement le salarié pour trouver une solution amiable et régulariser l’erreur commise. Bien souvent, l’erreur est régularisée sur la fiche de paie suivante.
Prenons l’exemple d’une erreur sur la fiche de paie en faveur du salarié telle qu’une erreur de trop perçu (l’employeur a payé le salarié plus qu’il ne le devait). L’employeur dispose de 3 ans, à partir de la date du bulletin de paie erroné, pour obtenir le remboursement du trop-perçu.
Il a deux solutions :
- Si le salarié est toujours dans l’entreprise, l’employeur peut faire une retenue sur salaire en prévenant le salarié à l’avance. Dans ce cas, la retenue sur salaire ne peut pas dépasser plus de 10% du salaire net.
- Si l’employé n’est plus dans l’entreprise, l’employeur peut lui demander le remboursement du trop-perçu. Il n’y a pas de procédure particulière à respecter. Il est préférable de régler le problème à l’amiable. Pour autant, en cas de refus de la part du salarié, l’employeur peut demander en justice le remboursement de la somme.
Attention : si l’erreur de la fiche de paie concerne la convention collective appliquée l’employeur ne peut pas demander le remboursement du trop-perçu. À l’inverse le salarié peut demander un remboursement si l’erreur de convention collective est en sa défaveur. Une raison supplémentaire de bien vérifier les conventions collectives !
Que doit faire le salarié en cas d’erreur sur sa fiche de paie ?
En tant que salarié, il peut être utile de vérifier régulièrement votre fiche de paie afin de vous assurer qu’il n’y a pas d’erreur. Bien entendu cela signifie qu’il faut savoir comment lire une fiche de paie.
Si lors de vos vérifications vous découvrez une erreur : quelle réaction faut-il avoir ?
Si l’erreur de fiche de paie est en votre défaveur
Si l’erreur est en votre défaveur, il est important de faire une réclamation d’erreur de fiche de paie auprès de votre employeur afin que l’erreur soit régularisée dans les plus brefs délais. En général, l’employeur propose de régulariser la situation sur les prochaines fiches de paie.
Que se passe-t-il si vous ne réalisez pas tout de suite qu’il y a une erreur sur votre fiche de paie ? Pas de panique, vous disposez d’un délai de 3 ans pour effectuer votre réclamation pour une erreur sur le bulletin de paie.
Que faire si votre employeur refuse de corriger son erreur ? Il y a peu de chance que l’employeur refuse de corriger une erreur en votre défaveur car il s’agit pour lui d’une faute grave qui peut avoir d’importantes répercussions.
Pour autant, dans le cas d’une situation conflictuelle avec votre employeur, il vous est possible de saisir les prud’hommes pour demander :
- Le paiement de votre salaire ainsi que des intérêts de retard ou des dommages et intérêts en cas de réel préjudice ;
- La rupture du contrat de travail avec licenciement sans cause réelle et sérieuse et les indemnités afférentes.
Si l’erreur de fiche de paie est en votre faveur
Si l’erreur de fiche de paie est en votre faveur et découle d’une erreur sur la convention collective, l’employeur ne peut pas demander la restitution d’un trop perçu. L’erreur est donc à la charge de l’entreprise et reste en votre faveur.
Toutefois, si l’erreur en votre faveur ne résulte pas d’une erreur de convention collective, l’employeur peut demander le remboursement du trop-perçu. Pendant les 3 années qui suivent l’erreur, l’employeur peut opérer une retenue sur salaire, une régularisation sur la prochaine fiche de paie ou vous demander le remboursement si vous n’êtes plus dans l’entreprise.
Les erreurs sur les fiches de paie peuvent avoir de sérieuses conséquences : comptabilité faussée, perte de confiance des salariés, sanctions prud’homales ou encore sanction de l’URSSAF… mieux vaut vous y prendre à deux fois pour vérifier les informations saisies dans vos logiciels de gestion de paie.
Le développement de la dématérialisation des bulletins de paie permet aux salariés d’avoir un accès privilégié à leur bulletin de paie ce qui leur permet de partir plus facilement à la chasse aux erreurs !
Sources :
https://www.editions-tissot.fr/actualite/representants-du-personnel-ce/defense-des-salaries-la-question-de-la-semaine3?M_BT=13727334147
https://www.dismoimondroit.fr/que-faire-en-cas-derreur-sur-ma-fiche-de-paie%E2%80%AF/
