Cela fait maintenant quelques années que vous avez mis en place une solution SIRH au sein de votre entreprise mais celle-ci ne répond plus à vos besoins ? Le temps est peut-être venu de changer pour une solution :
- plus récente et proposant de nouvelles technologies,
- plus adaptée à votre organisation et à son secteur d’activité,
- dont la maintenance est assurée quotidiennement.
Cependant, faire le choix d’un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines peut s’avérer compliqué, étant donné le nombre important d’acteurs présents sur le marché.
Dans cet article, nous vous aiguillons sur six points de vigilance pour bien choisir votre nouveau logiciel SIRH. Suivez le guide !
1 – La couverture fonctionnelle du logiciel SIRH doit répondre à vos besoins
Première étape : shortlister des logiciels SIRH qui répondent à vos besoins fonctionnels et à ceux de votre équipe.
Objectifs :
- gagner du temps lors de l’intégration du SIRH;
- assurer une meilleure acceptation du changement de la part des équipes;
- gérer simplement vos problématiques métier au quotidien.
C’est pour cette raison qu’avant de vous lancer dans votre projet de changement de SIRH, il est indispensable de réaliser un audit interne de l’existant (outils existants, workflow, organigramme des équipes etc.)
Ce travail vous permettra de prioriser au maximum les fonctionnalités indispensables à votre entreprise. C’est également à cette étape que le budget du projet doit être défini.
2 – Le logiciel SIRH doit être fluide et ergonomique
Personne ne veut d’une usine à gaz !
Aujourd’hui plus que jamais, votre solution SIRH doit être en phase avec l’accélération de la digitalisation des fonctions RH et Paie. Il faut donc qu’elle soit rapide, simple d’utilisation (les actions doivent être réalisées en quelques clics) et appréciable à utiliser par votre équipe.
Cela lui évitera de perdre du temps pour les laisser se concentrer pleinement sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Il existe maintenant des logiciels SIRH embarquant des nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle pour aider les utilisateurs à se repérer facilement dans l’outil. Par exemple, le SIRH de NOVRH embarque une barre de recherche prédictive.
3 – Le logiciel SIRH doit s’interfacer avec vos outils existants
Pour limiter les problématiques techniques, choisissez un SIRH qui puisse s’interfacer avec vos logiciels actuels grâce à des API (Application Programming Interface), en français : Interface de programmation applicative.
En effet, cela vous épargnera de ressaisir les données provenant des différents logiciels ce qui limitera les erreurs au fil du temps.
L’idéal est même d’opter pour une solution SIRH globale couvrant tout le périmètre des ressources humaines et de la paie regroupant toutes vos données au sein d’une base de données unique.
Réussir la mise en place d’un nouveau logiciel SIRH
4 – L’éditeur du logiciel SIRH doit donner une garantie de maintenance et de mise à jour.
Lors du changement d’un SIRH, il est primordial de choisir un éditeur :
- mettant à jour son logiciel régulièrement.
- et respectant à la lettre les évolutions législatives en vigueur.
Nous vous conseillons de vous assurer de ces éléments en amont de signer le contrat avec votre futur partenaire. Avoir un logiciel à jour est indispensable pour vous assurer des paies justes mais également des déclaratifs conformes.
De plus, certains acteurs sur le marché du SIRH proposent même de réaliser une veille légale et conventionnelle à votre place. C’est un contrat en supplément qui peut vous être proposé et peut vous faire gagner en temps et en efficacité (à prévoir dans votre budget).
5 – Le choix du Système d’Information de gestion des Ressources Humaines doit prendre en compte vos contraintes organisationnelles
Cinquième point de vigilance dans la sélection de votre futur SIRH, la prise en compte de vos contraintes internes et organisationnelles. Voici quelques bonnes questions à vous poser :
- Combien de personnes peuvent se connecter en même temps à l’outil ?
- La solution gère-t-elle les multi-sociétés, les multi-conventions ?
- Comment vais-je pouvoir intégrer le logiciel dans ma structure ?
- Comment gérer la résistance au changement des utilisateurs ?
Il faudra aussi planifier des sessions de formation avant le déploiement de la solution. Cette étape ne doit pas être mise de côté car elle rassurera les utilisateurs finaux et permettra de leur présenter concrètement les avantages du nouvel outil.
6 – Le logiciel SIRH doit respecter le RGPD et assurer la sécurité de vos données
Dernier point, obtenez une nouvelle fois des garanties et des preuves sur le respect strict de la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) et de la fiabilité des serveurs sur lesquels elles sont hébergées.
Pour cela, nous vous conseillons de choisir un éditeur hébergeant vos données en France, sur des serveurs récents et mis à jour régulièrement.
Gérez facilement l’ensemble de vos activités RH et Paie au sein d’un outil unique !
Vous l’aurez compris, changer de SIRH n’est pas une mince affaire ! Afin de vous épauler dans votre projet, et pour choisir un partenaire de confiance, vous pouvez également vous faire accompagner par un cabinet de conseil de type AMOA.
